Leitung Publikumsdienst und Administrative Assistenz

Arbeitszeitraum: Dienstbeginn zum ehestmöglichen Eintritt; mit Option zum unbefristeten Dienstverhältnis
Arbeitsumfang: 40 Stunden/Woche | ab Juni bis Mitte August 40 Stunden+/Woche | Zeitausgleich während des Jahres (bevorzugt im Herbst/Winter)

DEINE AUFGABEN – Leitung Publikumsdienst (ca. März bis Ende August)

• Führen von Einstellungsgesprächen für den Publikumsdienst
• Erstellen der Dienstpläne für den Publikumsdienst
• Einteilung des Publikumsdienstes, Disponierung bei Krankenständen, Änderungen, etc.
• Schnittstelle zwischen Publikumsdienst und den anderen internen Abteilungen
• Vorstellungsdienste (Schulung und Kontrolle der Mitarbeiter*innen, Ansprechperson für Behörden und bei Problemen vor Ort)
• Bei Bedarf Teamleitung Publikumsdienst/Eventkoordination bei größeren Veranstaltungen vor Ort
• Abrechnung der Einnahmen (z. B. Garderoben- und Programmhefteinnahmen)
• Administration der Anstellungsverhältnisse der Publikumsdienstmitarbeiter*innen
• Kontrolle und Vorbereitung der Stundenaufzeichnungen des Teams für unsere Personalverrechnung
• Auf- und Abbau / Vorbereitung der Spielstätten (Publikumsdienst-/Marketing- Equipment, kein technischer Aufbau)

DEINE AUFGABEN – Administrative Assistenz (außerhalb des Festivalzeitraums, ca. September bis März)

Entgeltliche Einschaltung

• Administrative Unterstützung in der Festivalzentrale
• Betreuung diverser E-Mail-Accounts und des Telefons
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
• Betreuung von Kund*innen und Künstler*innen telefonisch, sowie vor Ort
• Erledigung von Bot*innenwegen
• Betreuung und Verwaltung von unserem Inventar, Büromaterial, technischem Equipment, sowie Einkauf
• Unterstützung bei diversen Abrechnungen
• Instandhaltung unserer Räumlichkeiten
• Onlinerecherchen und Einholen von Angeboten
• Unterstützung im Bereich Versicherungen & Mietobjektverwaltung
• Betreuung diverser Datenbanken und qualitative Aufbereitung unserer Ablagesysteme
• Bei Bedarf Ticketverkauf in unseren Büroräumlichkeiten sowie telefonisch mit unserer Ticketingsoftware
• Springer*in für diverse Aufgaben und Abläufe im Betrieb

DEINE QUALIFIKATION

• Erfahrung im Event- oder Kulturbereich mit Personalverantwortung wünschenswert
• Stressresistenz
• Gutes Konfliktmanagement und Kommunikationsfähigkeiten
• Während des Festivals: Bereitschaft zur Mitarbeit an Abenden, Wochenenden und Feiertagen
• Perfekte Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
• Einwandfreier Leumund
• Erste-Hilfe-Kenntnisse von Vorteil
• Absolute Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• Schnelle Auffassungsgabe, hohe Selbständigkeit und Organisationstalent
• Interesse unser Team in diesem Bereich langfristig zu unterstützen
• Führerschein der Klasse B

WIR BIETEN DIR

• Nettes, motiviertes Team
• Frei- und Regiekarten zu deinem Privatgebrauch
• Angenehmes Büro in 1070 Wien mit super Verkehrsanbindung und Klimaanlage
• Umfassender Einblick in alle organisatorischen Abläufe des Festivals
• Ein internationales Arbeitsumfeld
• Nach einem Monat Probezeit, unbefristetes Dienstverhältnis

ENTLOHNUNG
€ 3.000,– brutto bei 40 Stunden/Woche