Office Manager*in / Assistenz der Geschäftsführung

art:phalanx ist eine Agentur im 7. Wiener Bezirk, die sich mit Themen der Stadtentwicklung, Architektur, Kunst und Kultur beschäftigt. Das Leistungsspektrum umfasst Kommunikations-Services und Consulting, Projektentwicklung und Kulturmanagement, Audio- und Videoproduktion sowie konzeptionelle Arbeit (z.B. Nutzungskonzepte für Räume und Stadtquartiere). Die Bandbreite der Kund*innen reicht von der freien Kunst- und Kulturszene, über Architektur- und Designbüros bis hin zu größeren Wirtschaftsunternehmen und öffentlichen Auftraggeber*innen.
Für unsere Agentur suchen wir eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in, der/die u.a. als wichtige Schnittstelle zwischen Kund*innen und Projektteam fungiert, die Geschäftsführung unterstützt und das daily business betreut.

Ihre Aufgabengebiete:
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Selbstständiges und effizientes Office Management (Abläufe, Ablage, Struktur, Organisation,
Datenpflege)
• Korrespondenz und Dokumentenmanagement
• Durchführen von Betriebsmittelbeschaffungen und Betreuung der Büroinfrastruktur
• Koordination von Meetings, Reisen, Firmenveranstaltungen und Terminen
• Verantwortlich für Rechnungslegung, Belegwesen und Kassaführung (vorbereitende BH)
• Mitwirkung im Reporting (Projektabrechnung, Projektkostenverfolgung)
• Key User der Organisationssoftware & Schnittstelle zur externen IT Betreuung
• Betreuung der Office Infrastruktur
• Betreuung von Volontariaten
• Empfang von Gästen

Anforderungen:
• Abgeschlossene kfm. Ausbildung auf Maturaniveau oder Hochschulstudium
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und Büroorganisation
• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (MS-Office)
• Buchhaltungskenntnisse
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Organisationsgeschick
• Flexibilität & Belastbarkeit
• Sicheres Auftreten, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an Kommunikation mit Kunden, Partnern, Team
• Kenntnisse über und Interesse für das Kunst- und Kulturleben in Österreich sind von Vorteil

art:phalanx bietet ein interessantes Arbeits- und Projektumfeld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten.
Die Tätigkeit ist auf Vollzeitbasis angesetzt. Bruttogehalt lt. Kollektivvertrag 2.197,70 EUR. Ein
höheres Gehalt ist je nach Qualifikation und Erfahrung verhandelbar. Arbeitsbeginn bereits ab Ende Jänner 2025 möglich.

Ihre Bewerbung mit Lebenslauf senden Sie bitte bis Montag, 20.01.2025 an die E-Mailadresse: office@artphalanx.at