Büro- und Personalverwaltung

Der Kultursommer Wien setzt sich das Ziel, ein vielfältiges kulturelles Sommerprogramm in Wien einem breiten Publikum kostenfrei und dezentral zugänglich zu machen.
Wir schreiben ab Jänner 2025 die Stelle Büro- und Personalverwaltung, ca. 30h/Woche, 20h-40h im Saisonbetrieb, aus.

Aufgaben:
Personalverwaltung inkl. Kontakt zu externer Buchhaltung
Bearbeitung und Evaluierung laufender Mitarbeiter:innenverträge (z.B.: Urlaub, Krankenstand, Fortbildung)
Vorbuchhaltung
Vorbereitung monatl. Lohnverrechnung
Betreuung Ablage / Führen von Personalakten
Zeiterfassung
Führen von Personalstatistiken
Verwaltung des internen Kalenders
Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
Bearbeitung und Verteilung des physischen Posteingangs
Postausgang inklusive Aufgabe beim Postamt
Verwaltung, Bestellung und Kontrolle der Lagerbestände sowie Nachkauf von Gütern des täglichen Bedarfs und der Büromittel
Veranlassung von Reparaturen
Kontaktperson zur Hausverwaltung und externen Dienstleistern
Empfang und Bewirtung von Gästen
Vor- und Nachbereitung von Meetings (Raumkoordination, Organisation von Verpflegung, Bereitstellung von Getränken und Gläsern, Abräumen etc.)
Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (z.B. Terminkoordination, Korrespondenz, Organisation von Meetings, teilw. Protokollführung)
Unterstützung anderer Bereiche allgemein und in Spitzenzeiten (Telefonische Auskünfte, Aussendungen etc.)

Voraussetzungen:
Freude an Kommunikation und an einer „Drehscheibenfunktion“ / Ruhepol
Einsatzbereitschaft sowie eigenverantwortlicher, selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
Hohes Maß an Diskretion
Ausgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift
Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office)
Ausbildung oder Lehrgang in HR-Management
Organisierte strukturierte Arbeitsweise
Teamgeist

Gewünschte Qualifikationen:
Berufserfahrung im Büroumfeld
Freude an der Arbeit im kulturellen Umfeld
HAS-/HAK-/HLW-Matura
BMD Kenntnisse
Interesse an Kultur
Englischkenntnisse

Wir bieten:
Gehalt: 2.650.- (Vollzeitbasis) mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung
20h-40h Tätigkeit, je nach Saison im Festivalbetrieb
Weiterbildungsmöglichkeiten
Langfristige Arbeitsstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten
Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz
Angenehme, kollegiale Arbeitsatmosphäre
Jobticket
Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld
Bitte beachten Sie, dass unsere Hochsaison in den Sommerferien liegt.

Wir wertschätzen Vielfalt und setzen uns für Diversität und Zugänglichkeit ein. Wir begrüßen daher insbesondere Bewerbungen von Menschen, die im Hinblick auf Diskriminierungsformen Perspektiven einbringen, die in unserem Team noch nicht vertreten sind.

Bitte beachten Sie, dass Gespräche schon vor Bewerbungsschluss geführt werden, da wir zeitnah Unterstützung suchen.

Bewerbungen (inkl. Motivationsschreiben und Lebenslauf) bis 8. Jänner 2025 an office@kultursommer.wien
Arbeitsbeginn ehestmöglich ab Mitte Jänner 2025

Kultursommer Wien: Festivalbüro: 1030 Wien
Team: 12-25 Personen (je nach Jahreszeit)