Referent*in an der Interuniversitären Einrichtung Wissenschaft & Kunst

Dienstbeginn: sobald wie möglich

Aufgaben:

• Administrative Unterstützung der W&K-Leitung (Budget, Sitzungseinladungen, Protokollerstellung etc.)
• Abwicklung der allgemeinen Lehrveranstaltungsagenden in PLUS-Online und MOZ-Online (LV- und Noteneingaben)
• Anlaufstelle für Lehrende und Studierende in organisatorischen und administrativen Belangen (Auskünfte, Beratung, Hilfestellung bei der Organisation der Lehre etc.)
• Information Studieninteressierter und Studierender
• Unterstützung der an der Interuniversitären Einrichtung W&K Forschenden und Lehrenden in administrativen Belangen
• Abwicklung diverser Personalangelegenheiten
• Parteienverkehr, Telefondienst und Raumkoordination
• Selbständige Führung der Korrespondenz (deutsch/englisch)
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen

Aufnahmebedingungen

• Reifeprüfung oder gleichwertige Ausbildung
• Berufserfahrung
• gute Rechtschreib- und EDV-Kenntnisse (Microsoft 365, insb. Word, Excel, Outlook)

Gewünschte Qualifikationen

• Organisations- und Lösungskompetenz: Fähigkeit, administrative Abläufe zu optimieren und eigenständig Lösungen im Bereich Administration und Lehrorganisation zu entwickeln
• Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Word, Excel, Outlook) sowie Kenntnisse in PLUS-Online und SAP; Bereitschaft, sich schnell in neue digitale Verwaltungssysteme einzuarbeiten
• Erfahrung in der Universitätsverwaltung: Fundierte Kenntnisse und mehrjährige Berufserfahrung in der Organisation und Administration, idealerweise im universitären Umfeld
• Veranstaltungsorganisation: Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Kongressen und ähnlichen Formaten
• technisches Verständnis und Interesse (für die Ton- und Beamer-Anlagen in den Seminarräumen)
• Fremdsprachenkenntnisse: Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• großes Maß an Eigeninitiative und Servicebewusstsein
• Verlässlichkeit und Belastbarkeit
• Genauigkeit, Selbständigkeit, Flexibilität, Loyalität
• Team- und Kommunikationsfähigkeit: Ausgeprägte soziale Kompetenz, Schnittstellenkommunikation und Freude an der Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams
• Flexibilität und Interesse: Offenheit für neue Herausforderungen