Koordination Vermittlung und Besucher*innenservice

Vollzeit (40 Std/W)
Klosterneuburg bei Wien, Österreich / bis zu 50% Home Office
€ 3.440* brutto/Monat; Stelle vorerst bis 31.05.2027 befristet (Karenzvertretung; Verlängerung t.b.d.)

Ihre Aufgaben
VISTA Science Experiences ist das Wissenschaftsvermittlungsprogramm des Institute of Science & Technology Austria (ISTA). Unser Ziel ist es, Spitzenforschung erlebbar zu machen, den Dialog zwischen Wissenschaft und Gesellschaft zu fördern und unterschiedliche Altergruppen für Forschung zu begeistern. Im Herbst 2025 haben wir das VISTA Science Experience Center eröffnet, das eine breite Palette an Workshops, Ausstellungstouren, Sommercamps, Outreach-Aktivitäten und Events anbietet. Wir suchen nun im Rahmen einer Karenzvertretung eine:r Koordinatior:in für die Vermittlung und den Besucher:innenservice im VISTA Science Experience Center. Ihr Arbeitsplatz liegt dabei mitten im grünen Herzen des Campus, umgeben von modernster Architektur.

Koordination des Teams der Vermittler:innen („Science Mediators“) und Praktikant:innen, inkl. Erstellung von Dienstplänen, Planung von Programm- und Raumkapazitäten mit der Software go~mus, Bearbeitung von Besucher:innenanfragen per E-Mail
Unterstützung in der Auswahl, Einarbeitung und laufenden Schulung des Vermittlungsteams
Betreuung und Koordination von Outreach-Veranstaltungen
Entwicklung und Durchführung von Besucher:innenumfragen sowie Sammlung und Analyse quantitativer und qualitativer Daten und Erstellung von Berichten für Jahresberichte
Unterstützung der Teamleitung für reibungslose Arbeitsabläufe, einschließlich der Koordination mit dem externen Café im VISTA Science Experience Center

Entgeltliche Einschaltung

Ihr Profil
Relevante Ausbildung oder Berufserfahrung im Bereich Museumsmanagement, Wissenschaftsbildung oder verwandten Bereichen
Nachgewiesene Erfahrung in Projektplanung und Administration
Erfahrung in der Verwaltung von Dienstplänen und Terminplänen
Erfahrung in quantitativer und qualitativer Datenanalyse zur Messung von KPIs
Praktische Erfahrung mit Umfragetools, z.B. SurveyMonkey, Sosciservey
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Institutssprache Englisch)
Professionelles und freundliches Auftreten sowie sorgfältige Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung und Lösungsdenken
Strukturierte, präzise Arbeitsweise
Multitasking- und Priorisierungstalent
Teamplayer mit Begeisterung für Wissenschaft und Bildung
Flexibilität für die Teilnahme an Veranstaltungen

ISTA is growing. Grow with us!
ISTA ist ein kontinuierlich wachsendes internationales Institut für Spitzenforschung in den Life Sciences, der Mathematik, der Informatik sowie der Physik. Wir suchen engagierte Fachexpert:innen aus der ganzen Welt, die unser Ziel von exzellenter Forschung und modernem Science Management unterstützen. Auf einem wunderschönen Campus bieten wir vielfältige Möglichkeiten für persönliches Wachstum in einer stabilen Arbeitsumgebung.

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld und verpflichten uns dem Grundsatz der Chancengleichheit für alle Bewerber:innen, frei von Diskriminierung. Alle Einstellungsentscheidungen des ISTA basieren rein auf den Qualifikationen, der Berufserfahrung, den beruflichen Anforderungen und den organisatorischen Bedürfnissen. Wir möchten daher Personen aus unterrepräsentierten Gruppen ausdrücklich einladen, sich zu bewerben.