Institutssekretär*in

Am Institut für Musiksoziologie der mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien ist ehestmöglich eine Stelle als

Institutssekretär_in

zu besetzen.

Beschäftigungsausmaß: 30 Wochenstunden
Vertrag: unbefristet
Mindestentgelt: Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt bei 30 Wochenstunden € 2.245,35 (Verwendungsgruppe IIIa, Regelstufe 1). Bei anrechenbaren Vorerfahrungen ist ein Einstiegsgehalt von max. € 2.542,72 brutto/Monat (Regelstufe 2) möglich.

Anstellungserfordernis: Matura und/oder mehrjährige Berufserfahrung

Gewünschte Qualifikationen:
·      mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der selbstständigen Büroorganisation
·      EDV-Kenntnisse (Word, Excel, FileMaker, PowerPoint)
·      gute Allgemeinbildung
·      Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere Englisch)
·      selbstständiges Arbeiten, hohe Belastbarkeit, Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität
·      Kommunikations- und Teamfähigkeit
·      soziale Kompetenz

Aufgaben:
·      Assistenz der Institutsleitung
·      allgemeine Büroadministration wie z. B. selbstständige Abwicklung des Schriftverkehrs des Instituts, Führung von Telefonaten, Terminkoordination und Evidenzen
·      mdwOnline – LV-Erhebung
·      Koordination der Unterrichtsräume und Prüfungstermine, Organisation der Ausstattung
·      Erstellung des Stundenplans für das Masterstudium „Music in Society“
·      Budgetverwaltung (gemeinsam mit der Institutsleitung), insbesondere selbstständige Abwicklung des Bestellwesens, Erstellung der Budgetvoranschläge, Erledigung der Abrechnungen
·      Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen des Instituts
·      Betreuung der Institutsbibliothek
·      zentrale Anlaufstelle für Lehrende und Studierende

Ende der Bewerbungsfrist: 17. September 2025

wir bieten:
·      ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit und Homeoffice)
·      sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
·      umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
·      die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld mit einer Vielzahl an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
·      gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
·      familienfreundliches Umfeld

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte laden Sie diese im mdw-Bewerbungsportal www.mdw.ac.at/bewerbungsportal in PDF-Form hoch. Anders eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien achtet als Arbeitgeberin auf Gleichbehandlung aller qualifizierten Bewerber_innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Sich bewerbende Personen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.

Die Rektorin: Ulrike Sych