Eventmanager*in

ArchäoNOW, Wien

Bruttolohn (Einstiegsgehalt)
€ 1.200

Bewerbungsfrist
18.01.2026

Arbeitsbeginn
Mitte Februar

Stundenausmaß
20,0 Stunden

ArchäoNOW ist ein kleines, frauengeführtes Wiener Unternehmen im Bereich der spielerischen Kulturvermittlung. Wir veranstalten Rätselrallyes im Rahmen von Events, die auf unsere Kund*innengruppen (Firmen, Schulen und Privatpersonen -Erwachsene sowie Kinder) zugeschnitten sind. Unser inhaltlicher Schwerpunkt liegt dabei auf der Geschichte Wiens. Das Büro liegt im Herzen der Innenstadt (Spiegelgasse 23/1/6a, 1010 Wien). Der Arbeitsalltag bewegt sich zwischen Organisation, Kund*innenkontakt, Logistik und Eventarbeit vor Ort.

Die Stelle richtet sich an Personen, die für den Bereich des Eventmanagements brennen, gerne ein hohes Maß an Verantwortung übernehmen, selbstständig arbeiten und in Ausnahmefällen auch abends oder am Wochenende einspringen, um ein Event zu leiten. Flexibilität sowie das Bewältigen fordernder oder unvorhergesehener Situationen sind notwendige Voraussetzungen für die Arbeit in einem kleinen Eventbetrieb wie ArchäoNOW.

Als Eventmanager*in bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen Kund*innen, Team, Guides und internen Abläufen. Die Aufgaben sind abwechslungsreich und erfordern Genauigkeit sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung.

Zu deinen Aufgaben zählen:

• Bearbeitung von Buchungsanfragen, Angebotserstellung, After-Sales Aktivitäten, sowie Terminplanung
• Kommunikation mit Kund*innen via E-Mail und Telefon
• Rechnungslegung und sorgfältige Pflege unserer Verwaltungssysteme
• Terminausschreibungen und Zuteilung an die Rallye-Guides
• Vorbereitung der Rallyes (Spielbögen drucken, Material packen, Ware kontrollieren etc.)
• Gelegentliche und aushilfsweise Leitung von Rätselrallyes als Guide
• Koordination mit externen Partner*innen
• Notfalltelefon: Im Wechsel mit deinen beiden Kolleginnen, gelegentliche Übernahme abends und ein bis maximal zweimal im Monat am Wochenende. Bei Krankenständen oder Urlaub von Kolleginnen auch außerhalb der regulären Bürozeiten (10:00 – 15:00 Uhr)
  Flexibilität ist ein wichtiger Teil der Position

In besonders arbeitsintensiven Phasen, wie der letzten Schulwoche, zu Halloween oder bei größeren Firmen-Events, werden oft Mehrstunden angesammelt, die in ruhigeren Phasen oder der Nebensaison (Sommer und Winter nach Weihnachten) wieder abgebaut werden können. Die Bereitschaft, Arbeitszeiten an den Eventbetrieb anzupassen und in Ausnahmefällen abends, oder am Wochenende einzuspringen, wird vorausgesetzt.

Das bringst du mit:

• Ein sehr hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt in allen Arbeitsbereichen, insbesondere bei organisatorischen, administrativen und vorbereitenden Tätigkeiten
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung (Kund*innenberatung)
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen, auch wenn nicht alles planbar ist
• Hohe zeitliche Flexibilität (bezüglich Wochenendeinsätzen und Notfalltelefon)
• Bereitschaft für Mehrstunden in intensiven Arbeitsphasen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office, Google Kalender, OneDrive. Buchungssysteme, Rechnungsprogramm etc. werden geschult
• Fähigkeit, technische Herausforderungen im Zuge der Bürotätigkeit möglichst eigenständig zu lösen
• Freundliches, professionelles Auftreten und sehr gute Umgangsformen
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei unerwarteten Aufgaben ruhig und lösungsorientiert zu arbeiten
• Teamfähigkeit, Offenheit für Feedback und respektvoller Umgang innerhalb des Teams

Das wäre toll: Erfahrung im Bereich Eventmanagement oder in einem vergleichbaren organisatorischen Umfeld (ist jedoch keine Voraussetzung).

Das Besondere an deiner Stelle bei ArchäoNOW:

• Du bist Teil eines kleinen, engagierten Teams.
• Deine Arbeit hat direkten Einfluss auf Events, Kund*innenerlebnisse und den Erfolg des Unternehmens.
• Dein Aufgabenbereich ist abwechslungsreich und keine reine Büroarbeit.
• Deine Arbeitszeit ist auf vier Tage pro Woche verteilt.
• Dein Arbeitsplatz liegt sehr zentral im wunderschönen ersten Wiener Gemeindebezirk.
• Homeoffice ist in ruhigen Phasen möglich.

„Diese Stelle könnte perfekt für dich geeignet sein, wenn du für Wissens- und Kulturvermittlung brennst und nach einer verantwortungsvollen Teilzeitbeschäftigung suchst. Vielleicht wünschst du dir einen Jobwechsel in ein kleineres, motiviertes und vor allem wertschätzendes Team, oder du möchtest deine Work-Life-Balance durch eine 20h-Stelle verbessern.“ – Miriam, Gründerin und Geschäftsführerin.

Mach dir selbst ein Bild von deinem zukünftigen Job und besuche @archaeonow auf Instagram oder unsere Website www.archaeo-now.com

Sende deinen Lebenslauf sowie ein kurzes Motivationsschreiben, gerne per Du, an Jacky Barié (Operatives Management und Karenzvertretung der Geschäftsführung) an office@archaeo-now.com.
Im Motivationsschreiben bitten wir dich auf Erfahrungen, Fähigkeiten oder Arbeitsweisen aus deinen bisherigen Tätigkeiten einzugehen, die besonders gut zu den Anforderungen der Stelle passen.

Bewerbungen werden bis einschließlich 18.01.2026 entgegengenommen. Alle Bewerber*innen, die zu einem Gespräch eingeladen werden, erhalten bis spätestens 30.01.2026 Rückmeldung. Der Arbeitsbeginn ist für Mitte Februar geplant.

Noch Fragen? Dann melde dich gerne ab 07.01.2026 telefonisch unter (+43) 1 5123805 bei Jacky (Mo. – Fr. 10:00-15:00 Uhr)