Empfangsassistent*in

Für eine Anstellung zum ehestmöglichen Zeitpunkt suchen wir,  der KHM-MUSEUMSVERBAND, eine*n Empfangsassistent*in für das Weltmuseum Wien (m/w/d) (Vollzeit)

Das Weltmuseum Wien ist ein lebendiger Ort des Austauschs, der Begegnung und der Organisation kultureller Arbeit innerhalb des KHM-Museumsverbands. Zur Unterstützung der Direktion und des gesamten Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz für unseren Empfang im Dachgeschoß der Neuen Hofburg, die mit organisatorischem Geschick, Freundlichkeit und Übersicht den Museumsalltag aktiv mitgestaltet.
In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Haus: Sie koordinieren Termine, sind erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen und tragen dazu bei, dass Abläufe zuverlässig und strukturiert funktionieren.

Diese Aufgaben erwarten Sie: 

Entgeltliche Einschaltung

• Koordination und Pflege der Termine der Direktion sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Empfang und Betreuung von Gästen der Direktion sowie erste Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen und externe Kontakte
• Betreuung der allgemeinen E-Mail-Adressen und des Telefons sowie Weiterleitung von Anfragen
• Organisation von Dienstreisen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben im Office-Alltag

Diese Anforderungen bringen Sie mit: 

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Officebereich
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Organisationsgeschick und ein gutes Gespür für Prioritätensetzung sowie Diskretion

Unser Angebot: 

• Einzigartiger Arbeitsplatz inmitten des Weltkulturerbes und spannender Sonderausstellungen
• Interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kollegialen Umfeld
• Dienstort Wien
• Vertragsbasis: 40 Wochenstunden inkl. bezahlter Mittagspause, 5 Arbeitstage pro Woche, Gleitzeit
• Gehalt € 2.455,56 Brutto (Kollektivvertrag KHM, Entlohnungsschema A, Entlohnungsgruppe 3, Entlohnungsstufe 1), 14x pro Jahr, abhängig von Vorerfahrung und Qualifikation wird eine Überzahlung geboten

Wenn Sie an dieser abwechslungsreichen Position Interesse haben, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 22.02.2026 über unser Online-Portal. Wir bitten um Verständnis, dass wir keinen Auslagenersatz für Reisekosten oder Zeitversäumnis gewähren können.

Der KHM-Museumsverband fördert aktiv die Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Vielfalt aller Menschen in der Institution. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten, Religionen und Weltanschauungen, sexueller Orientierungen und geschlechtlicher Identitäten, aller Altersgruppen sowie Menschen mit Behinderung.

Die Museen des KHM-Museumsverbands, das Kunsthistorische Museum, das Weltmuseum Wien und das Theatermuseum Wien, zählen zu den namhaftesten Museen in Europa. Der wachsende Gästezustrom aus lokalen und touristischen Märkten, die hohe eigenwirtschaftliche Quote sowie die Zufriedenheit aller Besuchergruppen wurzeln im unermüdlichen Einsatz und in den großartigen Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KHM-Museumsverbands. Weitere Informationen zum Museumsverband als Arbeitgeber finden Sie unter: https://www.khm.at/museum/jobs.