Assistenz / Sekretariat

Möchten Sie den Künstler-Sozialversicherungsfonds (KSVF) bei der reibungslosen Abwicklung von Verwaltungsverfahren unterstützen und dabei Ihre Stärken im Büromanagement einbringen?

Es bereitet Ihnen Freude, Ihre Kolleg:innen zu entlasten, während Sie gleichzeitig den elektronischen Akt von Antragsteller:innen gewissenhaft pflegen, Bescheide ausfertigen, Einkommenssituationen überprüfen und Parteiengehöre nach Weisung umsetzen?

Dann sind Sie bei uns genau richtig – vor allem, wenn Sie Lust haben, in einem abwechslungsreichen und nicht alltäglichen Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Kunst und Kultur mitzuwirken und mit Ihrer Arbeit einen wichtigen Beitrag zu leisten.

Der Künstler-Sozialversicherungsfonds (KSVF) unterstützt selbständige Künstler:innen durch Zuschüsse zu ihren Sozialversicherungsbeiträgen, leistet in besonderen Notfällen Beihilfen und hebt die dafür erforderlichen Abgaben ein. Unsere Tätigkeit basiert auf klaren rechtlichen Grundlagen (z. B. dem Künstler-Sozialversicherungsfondsgesetz und dem Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetz) und auf strukturierten Rahmenbedingungen. In diesem Kontext nimmt der KSVF die Rolle einer Behörde wahr.

Aufgaben

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags und tragen wesentlich dazu bei, dass das Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen bestens unterstützt wird. Ihr Verantwortungsbereich ist vielseitig und abwechslungsreich und umfasst unter anderem:

·         Freundliche und kompetente Betreuung der Antragsteller:innen – Sie sind die erste Ansprechperson für telefonische und schriftliche Anfragen.

·         Zuverlässige Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und die sorgfältige Ergänzung des elektronischen Aktes.

·         Verantwortungsbewusste Aktenführung – von der elektronischen Ablage bis hin zur laufenden Aktualisierung der Datenbank.

·         Prüfung von Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen im Rahmen der Zuschussverfahren.

·         Effiziente Büroadministration – wie die Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien.

Ihr Profil

·         Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder eine vergleichbare Qualifikation).

·         Sie bringen mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit.

·         Der sichere Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel, sowie sehr gute Maschinschreibkenntnisse und ein verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Daten sind für Sie selbstverständlich.

·         Als gewissenhafte, belastbare und loyale Persönlichkeit behalten Sie auch in herausfordernden Situationen den Überblick und setzen unter Zeitdruck die richtigen Prioritäten.

·         Lernbereitschaft, Flexibilität und Freude an der Arbeit zeichnen Sie aus – Sie passen sich schnell an neue Aufgaben und veränderte Abläufe an.

·         Erfahrung in der telefonischen Kundenbetreuung ist von Vorteil

Unser Angebot:

·         Unbefristeter und sicherer Arbeitsplatz mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem Angestelltenverhältnis

·         flexible Arbeitszeiten/Gleitzeitmodell

·         Gutes Betriebsklima

·         Unkonventionelles Umfeld ohne Dresscode

·         Weiterbildungsmöglichkeiten

·         Abwechslungsreiches Aufgabengebiet

·         Büro in zentraler Lage neben Burggarten und Albertina mit sehr guter öffentlicher Anbindung

·         Verschlafene Fellnase (Hündin) als Mitglied des Teams

·         Jahreskarte der Wiener Linien nach längerer Betriebszugehörigkeit

·         Kostenloser Kaffee und Mineralwasser zur Stärkung zwischendurch

Für diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und adäquater Berufserfahrung ein Jahresbruttogehalt ab € 30.800 geboten. Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation. Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive Foto und Gehaltsvorstellung ausschließlich per E-Mail an rechtsabteilung@ksvf.at.

Ansprechperson: Mag. Markus Bergmann-Wotawa

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!