Leitung Team Administration

An der Dienstleistungseinrichtung (DLE) Bibliotheks- und Archivwesen der Universität Wien ist die Leitung des Teams Administration ausgeschrieben.

Die DLE umfasst die Universitätsbibliothek mit der Hauptbibliothek und 34 Fachbibliotheken sowie das Archiv der Universität Wien. Als größte wissenschaftliche Bibliothek Österreichs versorgt die UB Wien Universitätsangehörige sowie die interessierte Öffentlichkeit mit für Forschung, Lehre und Studium relevanten Medien und stellt eine Vielzahl weiterer Services vor Ort und im Digitalen zur Verfügung.

Das Team Administration unterstützt die Bibliotheksleitung umfassend in allen Verwaltungsbereichen, insbesondere bei allen Belangen der Budgetadministration, des Personalmanagements sowie bei Bau- und Einrichtungsagenden. Das Team zählt 13 Mitarbeitende und untergliedert sich in die Bereiche Haushalt, Verrechnung, Personal, Bau und Ausstattung, Transportdienst und Reinigung.

Entgeltliche Einschaltung

Besetzung ab: 01.09.2025
Stundenausmaß: 40,00
Einstufung KV: §54 VwGr. IVa
Befristung bis: unbefristet
Ende der Bewerbungsfrist: 04.07.2025

Aufgaben

• Leitung des Teams Administration, inklusive Management, Organisation, Qualitätssicherung und kontinuierliche strategische Weiterentwicklung
• administrative und fachliche Führung aller Mitarbeiter*innen des Teams Administration sowie strategische Personalentwicklung
• Management und Controlling zentraler Ressourcen
• Auswertung und Aufbereitung bereitgestellter Daten zur Budget- und Personalplanung für Entscheidungen der Bibliotheksleitung
• Budgetadministration und -controlling inklusive Rechnungsprüfung
• Monitoring der Personalstrukturplanung und Koordination des Personalmanagements
• organisatorische Mitwirkung bei Bau- und Einrichtungsagenden der DLE
• bedarfsorientierte Weiterentwicklung, Management sowie Bündelung und Strukturierung von Geschäftsprozessen des Teams und der DLE
• enge Zusammenarbeit mit der Bibliotheksleitung
• laufende Kommunikation und serviceorientierte Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen und Fachbibliotheken bezüglich Ressourcenplanung und Budgetcontrolling
• laufende Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen der Universität Wien insbesondere den DLEs Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung sowie Raum- und Ressourcenmanagement

Profil

• abgeschlossenes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium (mindestens B.A.)
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Fähigkeit zur Führung von Mitarbeiter*innen; Personalführungserfahrung von Vorteil
• profunde Kenntnisse im Bereich Budgeterstellung und -controlling
• profunde Kenntnisse im Bereich Personalmanagement
• gute Kenntnisse von universitären Strukturen und Prozessen von Vorteil
• Kenntnisse von bibliothekarischen Prozessen von Vorteil
• ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse; SAP-Kenntnisse von Vorteil
• ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Verhandlungskompetenz sowie sicheres Auftreten
• sehr gutes Leistungsverhalten (Belastbarkeit, Engagement, wirtschaftliches Handeln, Organisationsfähigkeit, Selbständigkeit, Entscheidungsfähigkeit, Innovationsverhalten, Lernbereitschaft und -fähigkeit)

So einfach bewerben Sie sich:

• mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• weitere Unterlagen, wo notwendig
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button: https://jobs.univie.ac.at/job/Leiterin-des-Teams-Administration-der-Universit%C3%A4tsbibliothek-Wien-%28wmd%29/1213803701/

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

• Hadi Mohammadi: hadi.mohammadi@univie.ac.at