[Wien] ÖAW, Inst. für kunst- und musikhistorische Forschungen | Administrative/r Mitarbeiter/in (Allein-Sekretariat) | 15.2.2017 [KV]

Stellenprofil:
– Allgemeine Administration des IKM (Erledigung der Institutskorrespondenz, Verwaltung des Büromaterials, Inventarführung, Koordination der Termine, Empfang etc.)
– Mitarbeit in der Finanzverwaltung des IKM (Führung der Handkassa, Administration der Werkverträge, Erstellen der Rechnungsanweisungen, Kommunikation mit der zentralen Buchhaltung, Reiseabrechnungen etc.)
– Assistenz der Personalverwaltung (Vorbereitung der Dienstverträge, Evidenz der Befristungen, Verwaltung der Abwesenheitsmeldungen, Führung der internen Personalakten)
– Dokumentation aller Verwaltungsagenden in einer elektronischen Ablage sowie einer Papierablage
– Organisatorische Unterstützung der Institutsleitung
– Unterstützung der wissenschaftlichen MitarbeiterInnen des IKM im Projektmanagement
– Mitarbeit in Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des IKM
– Protokollführung bei Sitzungen und Besprechungen

Anforderungen:
– Selbständiges Arbeiten und Fähigkeit zur Selbstorganisation
– Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Teamfähigkeit
– Hervorragende Kenntnisse von MS-Office und Erfahrung mit Buchhaltungsprogrammen (z.B. RS2)
– Ausgezeichnete Deutschkenntnisse
– Fremdsprachen-Kenntnisse in Wort und Schrift (v.a. Englisch)
– gute Kenntnisse in Buchhaltung/Rechnungswesen
– Erfahrung im Bereich von Veranstaltungsorganisation
– abgeschlossene AHS-, BHS-, HAK- oder gleichwertige Ausbildung

Wünschenswert:
– Erfahrung im Bereich Wissenschaftsadministration bzw. in der öffentlichen Verwaltung
Arbeitsbeginn:
15. März 2017

Telefonischer Rückfragehinweis:
Univ.-Doz. Dr. Werner Telesko, Direktor des IKM: 01 51581 – DW 3592

Senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich per E-Mail bitte an Frau Dr. Elisabeth Hilscher: elisabeth.hilscher@oeaw.ac.at

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