Verwaltungsassistent*in des Gerneralsekretariats

Das Institut Français d’Autriche besetzt zum 01.10.2020 die Stelle einer/s VerwaltungsassistentIn in Vollzeit (37 Wochenstunden), mit befristetem Dienstvertrag (6 Monate/einmal verlängerbar, in weiterer Folge unbefristeter Dienstvertrag möglich).

Das Institut français d’Autriche
Das Institut Français d’Autriche ist dem französischen Außenministerium angegliedert und mit folgenden Missionen betraut:

– Französischunterricht für alle Zielgruppen und Niveaus;
– Vorbereitung und Durchführung von DELF- und DALF-Prüfungen zur Bescheinigung von Sprachkenntnissen;
– Vermittlung der französischen Kultur durch die Organisation von Ausstellungen, die Unterstützung künstlerischer Veranstaltungen auch außerhalb des Instituts (insbesondere des Kinos durch das Festival du Film Francophone oder das Programm Cinéfête), die Einladung von Künstlern und Schriftstellern u.Ä.;
– Bereitstellung einer Mediathek für die Öffentlichkeit mit einem großen digitalen Angebot, Büchern, Comics, DVDs und CDs zum Verleih oder der Konsultation vor Ort;
– Anregung der öffentlichen Debatte durch die Einladung von Persönlichkeiten aus der akademischen und wissenschaftlichen Welt zum Austausch;
– Förderung der wissenschaftlichen und akademischen Zusammenarbeit und der Mobilität von Studierenden und ForscherInnen.

Entgeltliche Einschaltung

Standort
Institut Français d’Autriche, Praterstraße 38, A–1020 Wien

Hauptaufgaben
Der/die VerwaltungsassistentIn untersteht dem/r GeneralsekretärIn. Er/sie ist für alle administrativen und buchhalterischen Agenden zuständig, die für den reibungslosen Betrieb des Instituts erforderlich sind. Der/die VerwaltungsassistentIn ist – in Abstimmung mit den anderen Abteilungen – für die Kontrolle und Prüfung aller Ausgaben und Einnahmen des Instituts verantwortlich, bevor die entsprechenden Belege an die Buchhaltung übermittelt werden. Er/sie steht mit Lieferanten in Verbindung und führt Routineeinkäufe für das Institut durch.
Unter der Leitung des/r GeneralsekretärIn nimmt er/sie ebenfalls Agenden der Personalverwaltung wahr.

Die Tätigkeiten des/r VerwaltungsassistentIn umfassen:

Budget und Buchhaltung:
– Kontrolle der Ausgaben und Einnahmen des Instituts (Eingang der Buchhaltungsunterlagen; Prüfung der Belege in Abstimmung mit den anderen Abteilungen);
– Erfassung von Ausgaben und Einnahmen in der Buchhaltungssoftware;
– Abstimmung mit dem Buchhalter;
– Vorbereitung der Mehrwertsteuer-Rückforderung über die Botschaft.

Personalverwaltung/HR:
– Vorbereitung von Regulierungsdokumenten auf dem Gebiet des Arbeitsrechts;
– Verwaltung der Personalakten;
– Follow-up Urlaub und Gehälter.

Logistik:
– Kontaktaufnahme mit Lieferanten, Einholung von Kostenvoranschlägen und Abwicklung von Einkäufen im Zusammenhang mit dem laufenden Betrieb des Instituts;
– Sicherstellung der jährlichen Wartungsarbeiten am Gebäude;
– gelegentliche Unterstützung bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen.

Erforderliches Profil:
– Ausgezeichnete Deutsch- und Französischkenntnisse;
– Erfahrung im Bereich Buchhaltung und Verwaltung;
– Gute Kenntnisse des österreichischen Arbeitsrechts;
– Gute Computerkenntnisse (Word, Excel, etc.);
– Genauigkeit, Praxisorientierung, Organisationstalent und Antizipationsvermögen, Teamfähigkeit.

Bewerbungsmodalitäten
Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, Zeugnisse und Empfehlungsschreiben) bis zum 31.08.2020 per E-Mail an: secretariat-general@institutfr.at

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