Teamassistenz

Im Landeskonservatorat für Salzburg ist ehestmöglich eine unbefristete Planstelle als Teamassistenz (Bewertung: v3/2 bzw. A3/2) mit einem Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden zu besetzen.

Das Monatsentgelt beträgt mindestens € 1.935,60 brutto (14-mal jährlich) und kann sich eventuell auf Basis der gesetzlichen Vorschriften durch anrechenbare Vordienstzeiten sowie sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entlohnungsbestandteile erhöhen.

Aufgabengebiet und Tätigkeiten:

• Post / Kanzleidienste / E-Mailverwaltung: Erledigung sämtlicher Post- und Kanzleiangelegenheiten, wie z.B. Posteingang, Postausgang (z.B. Bearbeiten, Protokollieren, Zuteilen von Geschäftsstücken), regelmäßige Besprechungen betr. kanzleitechnischer Abläufe; Erstellung, Kontrolle, Evaluierung, Anpassung von abteilungsinternen Leitwegen/Prozessen.
• Terminplanung bzw. Termin- und Fristenverwaltung: Führung und Verwaltung des Terminkalenders in Outlook, auftragsgemäße Vereinbarung von Terminen bzw. Terminkoordination, Kontakt- und Adressenverwaltung; Verwaltung von Fristakten, An- und Abwesenheitsverwaltung (Krankenstand, Urlaube, Dienstreisen) Dienstreisemanagement (Anmeldeformalitäten, Hotelreservierung, Bestellung von Tickets,…)
• Besprechungsvorbereitung: Vorbereitung und auftragsgemäße Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, Raumorganisation, Terminkoordination
• Schriftverkehr: Diverse Schreibarbeiten, selbständige Konzipierung von einfacher „Standardkorrespondenz“, Serienbriefe, Abfertigung per E-Mail, Aktualisierung der bestehenden Verteiler sowie Erstellung von neuen Verteilern; Erstellung und Gestaltung von Formblättern, Dokumentenverwaltung
• Betreuung der abteilungsinternen Ordnungsysteme: Betreuung des Ablage- bzw. Archivsystems der Abteilung, Dokumentenverwaltung
• Förderungsangelegenheiten: Administrative Unterstützung bei den fachlichen Förderangelegenheiten
• Telefonbetreuung: Übernahme von Telefongesprächen (auch in englischer Sprache), Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter:innen der Abteilung sowie Auskunftserteilung, Verwaltung (inkl. laufender Ergänzung und Aktualisierung) des abteilungsinternen Telefonverzeichnisses

Voraussetzungen für die Bewerbung sind:
• die österreichische Staatsbürgerschaft oder unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
• die volle Handlungsfähigkeit
• die persönliche und fachliche Eignung für die Erfüllung der Aufgaben, die mit der vorgesehenen Verwendung verbunden sind
• erfolgreich abgeschlossene Handelsschule oder kaufmännische Lehre

Von den Bewerber:innen werden erwartet:
• EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Datenbanken)
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit, absolute Vertraulichkeit und guter Umgangston
• Allgemeinbildung

Bewerbungsunterlagen, Verfahren, Sonstiges

Ihre Bewerbung nehmen Sie bis spätestens 17. Mai 2022 online über die beim BDA eingerichtete Jobbörse der Republik Österreich (www.jobboerse.gv.at) vor. Der Bewerbung sind ein Motivationsschreiben, detaillierter, tabellarischer Lebenslauf, Staatsbürgerschaftsnachweis bzw. Nachweis des unbeschränkten Zugangs zum österreichischen Arbeitsmarkt, Nachweis (Zeugnis) über die erfolgreich abgeschlossene Lehre/Schule sowie sonstige für die Bewerbung relevante Nachweise anzuschließen.

Das BDA ist bemüht, den Anteil an Frauen zu erhöhen und lädt daher nachdrücklich Frauen zur Bewerbung ein.

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