Sekretär/in

Bewerbungsfrist: 15.6.2018
Bruttolohn: 1992
Dienstort: Wien
ArbeitgeberIn: Institut français

Das Institut français d’Autriche sucht eine(n) administrative(n) Sekretär(in) für die Kursabteilung (Vollzeit – 37 Wochenstunden)

Dienstort: Wien

Aufgaben

Der/die administrative Sekretär(in), unter der Verantwortung der Kursdirektion, führt alle administrativen Tätigkeiten aus, um einen reibungslosen Betrieb der Kursabteilung zu gewährleisten.

Der/die administrative Sekretär(in) unterstützt die Kursdirektorin bei der Verwaltung und Kommunikation für die Aktivitäten der Französischkurse.

Der/die administrative Sekretär(in) hilft bei der Personalverwaltung der Kursabteilung, im gegebenen Fall bei der administrativen Verwaltung der Lehrkräfte mit.

Die wichtigsten Tätigkeiten lauten wie folgt :

  • Empfang und Anmeldung der Französischlernenden (telefonisch, online, per mail und persönlich),
  • Schnittstelle zu den Kunden und deren Betreuung (Verwaltung und Abwicklung der Kursanmeldungen, Anmeldebestätigungen, Fakturierung, Teilnahmebestätigungen),
  • Information des Publikums über die Kursaktivitäten (Internetseite, Flyer/Broschüren, soziale Netze, Messen),
  • Administrative und logistische Betreuung der Kursaktivitäten (Material, Plakatierung, Saalreservierung, Bestellungen) für alle Kursarten,
  • Verwaltung der Kurse « à la carte » (Angebot, Abwicklung, Organisation)
  • Abwicklung von buchhaltärischen Tätigkeiten (Zahlungen und Mahnungen),
  • Administrative Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Lehrpersonal (Betreuung der Personalakte der Lehrer, Verträge, Bezahlung).

Weitere Tätigkeiten

  • Ablage aller Unterlagen im Zusammenhang mit der Verwaltung und Abwicklung der Kurse,
  • Zuteilung der Kurse gemeinsam mit der Kursdirektion,

Beschreibung des gesuchten Profils

  • Hochschulniveau
  • Ausgezeichnete Französisch- und Deutschkenntnisse, sowohl mündlich als auch schriftlich;
  • Redaktionelle Fähigkeiten
  • Analytische Fähigkeiten
  • Schnelle Reaktionsfähigkeit, große Einsatzbereitschaft,
  • gute Kommunikationsfähigkeiten, Bereitschaft zum Hinhören und zum Dialog, die Fähigkeit, Schnittstelle zwischen verschiedenen Partnern zu sein,
  • Beherrschung der wichtigsten Bürosoftware und Anwendung der Verwaltungssoftware.

Bruttolohn: 1992 Euro/Monat (14 Mal/Jahr).

Sollten Sie sich für diese Stelle interessieren, schicken Sie bitte Ihre Bewerbung (Bewerbungsschreiben und Lebenslauf) bis 15. Juni 2018 an folgende Adressen:

  • louis.furtado@institutfr.at
  • laurence.warcollier@institutfr.at

 

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