Office Manager*in

Innovationswerkstatt mit Herz sucht Officemanager*in mit System:

Die gemeinnützige GRAND GARAGE – Innovationswerkstatt für Menschen, Wissen und Technologie hat seit Ende Februar 2019 in der Tabakfabrik Linz ihre Pforten geöffnet. Als Herzstück mitten im Hub für die Innovations- und Startup-Szene ist damit ein Raum entstanden, in dem Ideen mit State-Of-The-Art-Technologien materialisiert werden können.
Die GRAND GARAGE ist ein offener Raum, in dem sich Personen, die an digitalen und analogen Technologien interessiert sind und damit arbeiten bzw. experimentieren möchten, austauschen, qualifizieren und Projekte realisieren können.
Wir sind ein hochmotiviertes, buntes Team, das in der GRAND GARAGE die Vision einer anregenden Lern-, Experimentier- und Arbeitsumgebung umsetzt.

Entgeltliche Einschaltung

Zur weiteren Realisierung unseres visionären Vorhabens suchen wir eine kontaktstarke, proaktive Persönlichkeit als
Officemanager*in (Vollzeit)
Standort: Tabakfabrik Linz/OÖ, Peter Behrens Platz 6

Als organisatorische Drehscheibe nehmen Sie eine zentrale Stelle im Team ein und sorgen dafür, dass in dem dynamischen, mitunter recht hektischen Arbeitsalltag die notwendige Struktur und Übersicht gewahrt bleibt.
Ihren Adleraugen entgeht kein Detail und mit Ihrem gesunden Hausverstand können Sie gut unterscheiden, wann penible Genauigkeit angebracht ist und wann weniger. Sie begrüßen unsere Gäste, kümmern sich um Anfragen unserer Mitglieder und Partner*innen und unterstützen mit ihrer Arbeit das gesamte Team.

Ihre Aufgaben:
·         Erste Ansprechperson im Office, am Telefon und per E-Mail
·         Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, insbesondere Paketannahmen von Lieferanten
·         Empfang von Gästen
·         Verwaltung des Parksystems inkl. Verleih unserer beiden eVitos und Verwaltung der Zutrittsberechtigungen
·         Selbstständige Ablage von Verträgen und Dokumenten
·         Mitwirken beim Definieren und Wahren eines Standards an Sauberkeit und Ordnung in unseren Räumlichkeiten (insbesondere Workshopzonen)
·         Allgemeine Organisation und administrative Unterstützung des Teams
·         Unterstützung in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Das bringen Sie mit:
·       mehrjährige Office-/Assistenz-Erfahrung
·       Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse insbesondere im Umgang mit MS Office: Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams
·       Hohe IT-Affinität für das rasche Einarbeiten in neue IT-Systeme/Tools
·       Strukturierte Arbeitsweise und Ordnungsliebe
·       Freundliches Wesen, positive Einstellung und eine Grundhaltung, die gute Stimmung schafft sowie im Konfliktfall konstruktiv und sachlich agiert
·       eine umsetzungsstarke, emotional stabile Persönlichkeit, die mit Hektik und laufender Veränderung gut umgehen kann und immer den Überblick bewahrt
·       kommunikationsfähige Englischkenntnisse

Wir bieten:
·       einen Platz in unserem bunten, fröhlichen Team, mitten im Kreativ-Hotspot der Tabakfabrik Linz
·       geregelte Arbeitszeiten während unserer Office-Zeiten
·       kostenlose Mitgliedschaft in unserem umfangreichen Makerspace
·       ein KV-Bruttogehalt ab EUR 2.000,– (bei 40 h/Woche), das je nach Qualifikation entsprechend darüber liegen wird
·       wirklich (!) guten Kaffee/Tee, so viel Sie wollen

 

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