Office ManagerIn / Assistenz GF

art:phalanx arbeitet genreübergreifend an der Schnittstelle zwischen Kunst, Kultur, Öffentlichkeit und Wirtschaft. Das Leistungsspektrum der Agentur erstreckt sich über Konzeption, Projektentwicklung und Consulting, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bis hin zu Produktionsleitungen und Projektmanagement. Die Bandbreite unserer Kunden reicht von großen Wirtschaftsunternehmen bis hin zur freien Kunst- und Kulturszene.

Wir suchen eine/n Office ManagerIn/ Assistenz der GF mit folgenden Aufgabengebieten:

Aufgabengebiete
– Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
– Selbstständiges und effizientes Office Management (Abläufe, Ablage, Struktur, Organisation,
Datenpflege)
– Korrespondenz und Dokumentenmanagement
– Durchführen von Betriebsmittelbeschaffungen und Betreuung der Büroinfrastruktur
– Koordination von Meetings, Reisen, Firmenveranstaltungen und Terminen
– Verantwortlich von Rechnungslegung und Belegwesen
– Mitwirkung im Reporting (Projektabrechnung, Projektkostenverfolgung)
– Key User der Organisationssoftware
– Betreuung der Homepage, Erstellung des Newsletters
– Betreuung, Bewerbung und Koordination der Veranstaltungsräumlichkeiten
– Vertrieb
– Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen, Partnern und Kunden
– Betreuung von Volontariaten

Anforderungen
– Abgeschlossene kfm. Ausbildung auf Maturaniveau oder Hochschulstudium
– Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und in Büroorganisation
– Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (MS Office)
– Buchhaltungskenntnisse wünschenswert
– Eigenverantwortliches Arbeiten und Organisationsgeschick
– Flexibilität & Belastbarkeit
– Sicheres Auftreten, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
– Freude an Kommunikation mit Kunden, Partnern, Team
– Erfahrungen im Web 2.0.
– Kenntnisse über und Interesse für das Kunst- und Kulturleben in Österreich sind von Vorteil

art:phalanx bietet ein interessantes Arbeits- und Projektumfeld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten. Die Tätigkeit ist mit 40 Wochenstunden angesetzt. Bruttogehalt lt. Kollektivvertrag 1.584 EUR. Ein höheres Gehalt ist je nach Qualifikation möglich.

Ihre Bewerbung mit Lebenslauf senden Sie bitte bis Montag, 15.05.2017 an die Email-Adresse office@artphalanx.at

art:phalanx / Kunst- und Kommunikationsagentur
www.artphalanx.at

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