Office Manager*in

Office Manager*in
Stellenantritt ab sofort, Vollzeit, befristet auf ein Jahr mit Option auf Entfristung
Bewerbungsfrist: 27. Oktober 2021

Das VWI ist ein kleines, hochproduktives Forschungsinstitut für höhere Studien, das dem Vermächtnis von Simon Wiesenthal gegenüber verpflichtet ist und dessen Archiv bewahrt. Gefördert von der Republik Österreich und der Stadt Wien, widmet sich das VWI der Erforschung, Dokumentation und Vermittlung von allen Fragen, die Antisemitismus, Nationalsozialismus, Rassismus und Holocaust, einschließlich dessen Vorgeschichte und Folgen, betreffen. Jedes Jahr verbringen zehn bis zwölf Fellows mehrmonatige Forschungsaufenthalte am VWI. Rund 50 große und kleinere Events jährlich vermitteln Ergebnisse der internationalen Forschung.

Ihre Aufgaben:
Leitung des Office-Bereiches;
Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten: Büroorganisation, Auskunftswesen und Kommunikationsdrehscheibe in deutscher und englischer Sprache, Terminkoordination und -verwaltung, Daten- und Postverwaltung, Organisation und Protokollierung von Teambesprechungen;
Mitarbeit in der Veranstaltungsorganisation (organisatorische Betreuung von Konferenzen, Workshops etc.);
Reise- und Aufenthaltsorganisation/-abrechnung von Vortragenden;
Koordination, Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und der Generalversammlung, inklusive Protokollführung;
Administration der Fellowships, Ansprechperson für Stipendiat:innen in administrativen und finanziellen Belangen;
Koordinations- und Anlaufstelle für Gebäudemanagement und Sicherheitsfragen;
Bearbeitung, Prüfung von Rechnungen.
Ihr Profil:
Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift;
Grundlegendes Interesse an den inhaltlichen Tätigkeitsbereichen des Instituts;
Mehrjährige Erfahrung in Büro- und Organisationsarbeit, sehr gute Kenntnisse von Mac- und MS-Office-Programmen;
Eigenverantwortlichkeit, Verlässlichkeit, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Genauigkeit.

Die Bezahlung orientiert sich am Kollektivvertrag der Arbeitnehmerinnen & Arbeiternehmer der Universitäten vom 1.10.2009 in der geltenden Fassung, § 49. Gehaltsschema für das allgemeine Universitätspersonal, Verwendungsgruppe IIIb. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.

Wir freuen uns über Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, weitere Unterlagen)
bis spätestens 27. 10. 2021 unter bewerbung-office@vwi.ac.at

Produkt zum Warenkorb hinzugefügt!
0 Artikel - 0,00