Office Management & Assistenz der Geschäftsführung

30-40 Stunden / Woche, angestellt
Ab sofort / nach Vereinbarung

Wir freuen uns, wenn Sie eigenständig und bodenständig sind, Ihren Aufgabenbereich selbstverantwortlich erledigen, in unserem Büro gerne die Informationsdrehscheibe sind und mit uns gemeinsam im Team arbeiten möchten.

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Aufgabenbereich

  • Eigenständiges Officemanagement für das Architekturbüro
  • Erste Ansprechperson für BesucherInnen und externe DienstleisterInnen
  • Schnittstelle zu allen internen Abteilungen
  • E-Mail-Verwaltung
  • Einkauf und Adressverwaltung
  • MitarbeiterInnenverwaltung (Verträge, MitarbeiterInnensuche, Kommunikation mit der externen Lohnverrechnung)
  • Unterstützung bei der Pflege der Versicherungsverträge
  • Management unserer Wartungsverträge und der Bürowartung
  • Mitwirken beim Projektmanagement (Verträge, Honorarverfolgung, …)
  • Informationsdrehscheibe
  • Bewerbungsunterlagen für Architekturwettbewerbe administrativ begleiten

Qualifikation

  • Freundliche und aktive Kommunikation nach Außen und Innen mit unterschiedlichen Stakeholdern
  • Organisationstalent, genaue, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
  • Hohes Qualitätsbewusstsein und zielstrebiger Arbeitsstil
  • Verlässlichkeit, Aufgeschlossenheit und Teamfähigkeit
  • Sichere Anwendung von Outlook, Word, sehr gute Kenntnisse in Excel
  • Deutsch fließend, Englisch

Wir bieten

  • Abwechslungsreiche, eigenverantwortliche Tätigkeit
  • Ein kollegiales, wertschätzendes und partnerschaftliches Arbeitsumfeld
  • Qualitative Projekte und eine kreative Grundhaltung
  • Die Bereitschaft hinsichtlich Arbeitszeit auf individuelle Bedürfnisse einzugehen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen: bewerbung@franzundsue.at

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