Mitarbeit Office Management

Mitarbeiter*innen die wichtigste wissenschaftlich-kulturelle Institution des Landes Steiermark und das größte
Universalmuseum Mitteleuropas.
Als Museum für moderne und zeitgenössische Kunst mit einer umfangreichen Sammlung von Werken
österreichischer und internationaler Künstler*innen vom 19. Jahrhundert bis zur Gegenwart widmet sich die
Neue Galerie Graz der Forschung zur jüngeren Kunstgeschichte ab dem 19. Jahrhundert bis in die Gegenwart.
Der Sammlungsbestand umfasst einen Querschnitt künstlerischer Strömungen der letzten 200 Jahre, welche in
unterschiedlichen Medien vertreten sind. Seit 2011 befindet sich die Neue Galerie Graz in einem eigens dafür
adaptierten Museumsgebäude im Joanneumsviertel.
Zum Eintritt mit 01. Juni 2022 suchen wir für die Neue Galerie Graz im Stundenausmaß von 20 Stunden pro
Woche eine*n Mitarbeiter*in im

Office Management

Als zentrale Informationsstelle im Büro der Neuen Galerie Graz sind Sie eigenverantwortlich zuständig für das
allgemeine Office Management. Sie arbeiten professionell, sorgfältig, genau und haben ein hohes
Verantwortungsgefühl, auf das wir uns verlassen können. Zu Ihren Stärken zählen neben dem Umgang mit
Zahlen eine hohe Kommunikationsbereitschaft, die Freude an einem vielfältigen Arbeitsfeld und ausgeprägte
Teamfähigkeit. Sie haben Berufserfahrung im Office-Bereich, beherrschen die gängigen Office-Anwendungen und
verfügen über sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse. Wenn Sie darüber hinaus hohes persönliches
Engagement, Belastbarkeit und Freundlichkeit mitbringen, sind Sie die perfekte Ergänzung für unser Team.
Zu Ihrem Verantwortungsbereich zählen:
 Empfang, Betreuung des Telefons sowie der E-Mail-Korrespondenz der Neuen Galerie Graz,
Weiterleitung relevanter Anfragen
 Verwaltung und Bestellung von Betriebsmitteln wie Büromaterial
 Führung der Handkasse
 Ausstellen von Ausgangsrechnungen
 Dienstreiseverwaltung inkl. Hotel- und Flugbuchungen für alle Mitarbeiter*innen der Neuen Galerie
Graz sowie für Externe (im Kontext von Ausstellungen und Projekten)
 Kontrolle der Zeitarbeitskonten aller Mitarbeiter*innen der Neuen Galerie Graz
 Post- und Paketversand, Abwicklung des Schriftentauschs und Entgegennahme der Post
 Verwaltung der Katalogdepots inklusive Inventur
 Administration der Einreichungen bei Wettbewerben
 Unterstützung bei Fundraising-Veranstaltungen der Neuen Galerie Graz
 Jährliche Aktenarchivierung

Das bringen Sie mit:

– Erfahrung im Office Management
– Pünktlichkeit und persönliches Engagement
– Ausgeprägte organisatorische und koordinative Fähigkeiten
– Hohes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
– Zeitliche Flexibilität
– Erfahrung mit MS Office, BMD, Zeus von Vorteil
– Interesse am Museumsbetrieb bzw. an Kunst und Kultur

Bei uns erwartet Sie eine herausfordernde und verantwortungsvolle Aufgabe, bei der Sie Ihre Kenntnisse
einsetzen und erweitern werden. Wir bieten Ihnen Spielraum beim Einbringen und bei der Umsetzung neuer Ideen
sowie ein positives Arbeitsklima in einem aufgeschlossenen Team, das sich auf Verstärkung freut. Die Stelle ist
entsprechend unserer Gehaltsordnung mit mindestens 947 € brutto pro Monat dotiert.
Für Neuaufnahmen in das Universalmuseum Joanneum ist die Erfüllung des COVID-19-Impfpflichtgesetz
Voraussetzung.
Über Ihre Onlinebewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Referenzen freut sich:

Universalmuseum Joanneum | Personalentwicklung
Katharina Fochler, MA
 +43(0)660/4108569
www.museum-joanneum.at

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