Institutskoordinator*in am Institut für Alte Geschichte

Am Institut für Alte Geschichte und Altertumskunde, Papyrologie und Epigraphik der Universität Wien ist eine Stelle als Institutskoordinator*in zu besetzen.

Als Institutskoordinator*in sind Sie für den gesamten administrativen und organisatorischen Bereich des Instituts zuständig und beschäftigen sich mit der Koordination, der Planung, dem Monitoring und der Optimierung von Arbeitsprozessen in allen Belangen der Institutsverwaltung.

Die Stelle ist auf vorerst ein Jahr befristet. Eine anschließende Verlängerung ist möglich und wird ausdrücklich angestrebt.

  • Besetzung ab: 01.03.2025
  • Stundenausmaß: 40,00
  • Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb
  • Befristung: auf ein Jahr mit Option auf Entfristung
  • Stellen ID: 3604

Das Institut für Alte Geschichte und Altertumskunde, Papyrologie und Epigraphik mit derzeit ca. 25 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und drei Kolleg*innen in der Administration sucht eine*n kompetente*n, motivierte*n, engagierte*n und selbständige*n Institutskoordinator*in mit Erfahrung im Management im universitären und/oder öffentlichen und/oder wissenschaftlichen Bereich. Das Institut für Alte Geschichte und Altertumskunde, Papyrologie und Epigraphik bietet ein freundliches und internationales Arbeitsumfeld sowie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Eigenverantwortung an einer der ältesten und größten Universitäten Europas. Die Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch.

Aufgaben

  • Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Institutsleitung und Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene.
  • Sie sind für die Optimierung der Geschäftsprozesse in der Verwaltung innerhalb des Instituts sowie in der Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
  • Sie betreuen die Budget- und Personalangelegenheiten des Instituts und arbeiten dabei mit anderen Stellen der Fakultät und Universität zusammen.
  • Sie sind für sämtliche Abrechnungen zuständig und kümmern sich um Reise- und Freistellungsanträge.
  • Sie unterstützen die Veranstaltungsplanung und Öffentlichkeitsarbeit des Instituts und arbeiten dabei mit anderen Stellen der Fakultät und Universität zusammen.
  • Sie betreuen und koordinieren die Institutshomepage.
  • Sie unterstützen das Institut bei inhaltlichen und organisatorischen Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen und bei der Protokollführung bei Institutsversammlungen, Teambesprechungen, Entwicklungsplanungen, Forschungsevaluationen und erstellen Berichte.
  • Sie unterstützen die Erhebung und Validierung von wissenschaftlichen und statistischen Daten (z.B. u:cris).
  • Sie sind die erste Ansprechperson für die fachliche Anleitung des administrativen Personals des Instituts.
  • Sie sind die erste Ansprechperson für wissenschaftliche Gäste des Instituts in organisatorischen Fragen.
  • Sie unterstützen die Herausgabe der wissenschaftlichen Publikationen des Instituts durch Übernahme von Lektorats- und Layoutierungsarbeiten.

Profil

  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
  • Managementerfahrung
  • Selbstständigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
  • ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
  • hohe soziale und kommunikative Kompetenz
  • Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Serviceorientierung
  • Bereitschaft zur Weiterbildung
  • hohe mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Von Vorteil

  • Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
  • Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen (i3v, SAP)
  • Studium im Bereich der Alten Geschichte oder anderer Altertumswissenschaften (Klassische Archäologie, Klassische Philologie etc.)
  • Elementare Kenntnisse bzw. Leseverständnis einer oder mehrerer der folgenden Sprachen: Italienisch, Französisch, Latein, Altgriechisch

So einfach bewerben Sie sich

  • mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
  • Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
  • weitere Unterlagen, wo notwendig
  • über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:
Fritz Mitthof
fritz.mitthof@univie.ac.at​​​​​​

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