Studio Koordinator*in – Architekturentwurf II

Die Universität für angewandte Kunst Wien sucht ab 6. Jänner 2025 für den Bereich Architekturentwurf II, Studio Space Popular, eine*n Studio Koordinator*in – administrativen Unterstützung als Karenzvertretung (m/w/d, 25 Wochenstunden, voraussichtlich befristet bis 15.01.2026).

Anstellungserfordernisse:

• Matura oder gleichwertige Ausbildung
• ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in mit Interesse an Kunst und Architektur, und einem ausgeprägten Verständnis für Projekt- und Büromanagement. Die Stelle umfasst ein vielfältiges Aufgabengebiet und erfordert die Zusammenarbeit mit einem internationalen Team sowie eine Wertschätzung für abwechslungsreiche und multidisziplinäre Aufgaben.

Verantwortungsbereich:

• Unterstützung bei Verwaltungs-, Organisations- und Studiokoordinationsaufgaben
• Organisatorische Betreuung von Studierenden und Diplomen
• Interne und externe Kommunikation
• Verwaltung des Studio Budgets, regelmäßiges Kostencontrolling, gesamte Rechnungsbearbeitung
• Gästebetreuung und Abrechnung der Honorare
• Vor- und Nachbereitung von Studienreisen, inklusive Abrechnung
• Mithilfe bei der Organisation, Betreuung, Durchführung und Abrechnung von Studio Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Instituts für Architektur
• Verwaltung der Räumlichkeiten und Ausstattung des Studios
• Betreuung und Koordination des Zulassungsverfahrens
• Koordinierung aller Aufgaben und der Kommunikation zwischen dem Studio und anderen Abteilungen wie dem Verwaltungsteam des Instituts für Architektur (I oA), der Personalabteilung und der Finanzabteilung.

Qualifikationen:

• Ausgezeichnete Kenntnisse aller Microsoft Office-Programme, insbesondere von Excel
• Hohe kommunikative und soziale Kompetenz
• Berufserfahrung in einer akademischen oder ähnlichen Organisation
• Engagement für die Arbeit mit Studierenden
• Flexibilität

Das monatliche Mindestentgelt für die Stelle beträgt derzeit € 1.624,50 brutto (14x jährlich, auf Basis einer 25 Wochenstunden) und kann sich durch Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen gemäß Kollektivvertrag der Universitäten (IIIa Gehaltsschema für das allgemeine Universitätspersonal) entsprechend erhöhen.

Qualifizierte Interessent*innen laden ihre schriftliche Bewerbung in englischer Sprache mit Motivationsschreiben und Lebenslauf bis 12. Dezember 2024 über unser Online-Bewerbungsportal hoch. Auf anderem Weg eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die Universität für angewandte Kunst betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und steht als Arbeitgeberin für Chancengleichheit und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim künstlerischen, wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen – im Falle einer Unterrepräsentation – vorrangig aufgenommen.

Die Universität für angewandte Kunst freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

////English Version

The University of Applied Arts Vienna is looking for a Studio Coordinator-Administrative Support as a temporary replacement (m/f/d, 25 hours per week, probably limited until 15.1.2026) from the 6th of January 2025 for the department of Architectural Design II, Studio Space Popular.

Employment requirement:

• Matura (or equivalent)
• excellent written and spoken German and English skills

We are seeking a resourceful and adaptable person with an interest in art and architecture, combined with solid project and office management. The role encompasses a diverse range of responsibilities and requires collaboration in an international team, as well as an appreciation for varied and multidisciplinary tasks.

Area of responsibility:

• Support with administration, organization, and studio coordination tasks
• Organizational support of students and diplomas
• Internal and external communication
• Management of the studio budget, regular cost controlling, entire invoice processing
• Guest relations and billing of fees
• Preparation and follow-up of study trips, including billing
• Help with the organization, support, implementation, and billing of studio events
• Support in the organization and implementation of Institute of Architecture events
• Management of the facilities and equipment of the studio
• Supervision and coordination of the admission process
• Coordination of all tasks and communication between the Studio and other departments such as the Institute of Architecture (I oA) administrative team, the Human Resources Department, and the Financial Department.

Qualifications:

• Excellent knowledge of all Microsoft Office programs, Excel in particular
• High communicative and social skills
• Work experience in an academic or similar organization
• Commitment to working with students
• Flexibility

The monthly minimum wage for the position is currently € 1,624.50 gross (14 times a year, based on 25 hours per week) and can be increased accordingly by taking into account job-specific previous experience in accordance with the collective agreement for universities (IIIa salary scheme for general university staff).

Qualified applicants should submit their application in English with a letter of intent and CV by December 12, 2024 via our online application platform. Applications submitted otherwise will unfortunately not be considered.

The University of Applied Arts pursues an anti-discriminatory recruitment policy and, as an employer, stands for equal opportunities and diversity. We aim to increase the proportion of women among artistic, academic and general university staff, particularly in management positions, and therefore explicitly encourage qualified women to apply. In case of underrepresentation, women with equal qualifications are prioritized.

The University of Applied Arts welcomes applications from people with disabilities.