Büro- und Personalverwaltung

Der Kultursommer Wien setzt sich das Ziel, ein vielfältiges kulturelles Sommerprogramm in Wien einem breiten Publikum kostenfrei und dezentral zugänglich zu machen.

Aufgaben:

·      Personalverwaltung inkl. Kontakt zu externer Buchhaltung

·      Bearbeitung und Evaluierung laufender Mitarbeiter:innenverträge (z.B.: Urlaub, Krankenstand, Fortbildung)

·      Vorbuchhaltung

·      Vorbereitung monatl. Lohnverrechnung

·      Betreuung Ablage / Führen von Personalakten

·      Zeiterfassung

·      Führen von Personalstatistiken

·      Verwaltung des internen Kalenders

·      Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten

·      Bearbeitung und Verteilung des physischen Posteingangs

·      Postausgang inklusive Aufgabe beim Postamt

·      Verwaltung, Bestellung und Kontrolle der Lagerbestände sowie Nachkauf von Gütern des täglichen Bedarfs und der Büromittel

·      Veranlassung von Reparaturen

·      Kontaktperson zur Hausverwaltung und externen Dienstleistern

·      Empfang und Bewirtung von Gästen

·      Vor- und Nachbereitung von Meetings (Raumkoordination, Organisation von Verpflegung, Bereitstellung von Getränken und Gläsern, Abräumen etc.)

·      Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (z.B. Terminkoordination, Korrespondenz, Organisation von Meetings, teilw. Protokollführung)

·      Unterstützung anderer Bereiche allgemein und in Spitzenzeiten (Telefonische Auskünfte, Aussendungen etc.)

Voraussetzungen:

·      Ausbildung oder Lehrgang in HR-Management

·      Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office)

·   Einsatzbereitschaft sowie eigenverantwortlicher, selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil

·      Freude an Kommunikation und an einer „Drehscheibenfunktion“ / Ruhepol

·      Aufgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift

·      Organisierte strukturierte Arbeitsweise

·      Hohes Maß an Diskretion

·      Teamgeist

Gewünschte Qualifikation:

·      Berufserfahrung im Büroumfeld

·      Freude an der Arbeit im kulturellen Umfeld

·      HAS-/HAK-/HLW-Matura

·      BMD Kenntnisse

·      Interesse an Kultur

·      Englischkenntnisse

Wir bieten:

·      Gehalt: 2.650.- (Vollzeitbasis) mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung

·      20h-40h Tätigkeit, je nach Saison im Festivalbetrieb

·      Weiterbildungsmöglichkeiten

·      Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz

·      Angenehme, kollegiale Arbeitsatmosphäre

·      Jobticket

·      Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld

·      Bitte beachten Sie, dass unsere Hochsaison in den Sommerferien liegt

Wir wertschätzen Vielfalt und setzen uns für Diversität und Zugänglichkeit ein. Wir begrüßen daher insbesondere Bewerbungen von Menschen, die im Hinblick auf Diskriminierungsformen Perspektiven einbringen, die in unserem Team noch nicht vertreten sind.

Bitte beachten Sie, dass Gespräche schon vor Bewerbungsschluss geführt werden, da wir zeitnah Unterstützung suchen.

Arbeitsbeginn ehestmöglich/Mitte Jänner 2025

Team: 12-25 Personen (je nach Jahreszeit)

Bewerbungen bitte an: office@kultursommer.wien