Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung

Sie interessieren sich für zeitgenössische Kunst und haben Erfahrung im Bereich Assistenz mit Schwerpunkt Organisation, Controlling und Personalmanagement? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung für eine abwechslungsreiche und kommunikative Aufgabe im Team der Kunsthalle Wien GmbH.

Kunsthalle Wien
Die Kunsthalle Wien ist das Ausstellungshaus der Stadt Wien für internationale Gegenwartskunst und Diskurs. An ihren Standorten im Museumsquartier sowie am Karlsplatz präsentiert sie Ausstellungen zeitgenössischer Kunst und kontextualisiert diese in ihrem gesellschaftspolitischen Umfeld. Weitere Informationen unter www.kunsthallewien.at

Die Kunsthalle Wien GmbH. sucht zum 1. Juli 2022 zur Verstärkung ihres Teams eine Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung.

Ihr Aufgabengebiet

  • Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsführung in allen organisatorischen Belangen und Informationsmanagement sowie Kommunikation der Entscheidungen der kaufmännischen Geschäftsführung in kompetenter Form an die betroffenen Stellen des Unternehmens
  • Management von Meetings der kaufmännischen Geschäftsführung
  • Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Erstellung von Protokollen über Sitzungen
  • Termin- und Telefonmanagement sowie Korrespondenzen (digital & analog) der kaufmännischen Geschäftsführung
  • Unterstützung und Mitarbeit bei der Erstellung und lfd. Aktualisierung des Organisationshandbuchs
  • Unterstützung und Mitarbeit im Bereich Rechtsanagelegenheiten, Versicherungen, DSGVO, Berichtswesen, Controlling und Reporting
  • Personalmanagement:
    – Mitarbeit und Unterstützung im Bereich Personalmanagement
    – Unterstützung und Mitarbeit der kaufmännischen Geschäftsführung bei Ausschreibungen/Recruiting

Ihr Profil (inkl. gewünschte Qualifikationen)

  • abgeschlossene, fachspezifische kaufmännische Ausbildung bzw. einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz mit Schwerpunkt Organisation, Controlling und Personalmanagement
  • ausgezeichnetes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
  • sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
  • soziale Kompetenz im Umgang mit Mitarbeiter*innen
  • teamfähige, kommunikative und positive Persönlichkeit, die gerne eigenverantwortlich und selbstständig agiert
  • gute organisatorische Fähigkeiten und gutes persönliches Zeitmanagement
  • genaue, strukturierte und termingerechte Arbeitsweise
  • Bereitschaft für zügige und fundierte Entscheidungsfindung
  • Diskretion und Loyalität der Institution gegenüber

Allgemeine Informationen

Dienstort: Kunsthalle Wien GmbH., Museumsquartier, 1070 Wien
Vertrags-/Dienstbeginn: 1. Juli 2022
Dauer: unbefristet
Beschäftigungsausmaß: Vollzeit/40 Stunden
Arbeitszeit: Montag bis Freitag, nach Vereinbarung
Mindestgehalt: € 2.750,00 brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis)
Eine Überzahlung ist möglich und wird auf Basis Ihrer Erfahrungen und Qualifikation individuell vereinbart.
Weitere Informationen: aussagekräftige Bewerbungen an bewerbung@kunsthallewien.at (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Gehaltsvorstellung) zusammengefasst in einem PDF-Dokument bis einschließlich Mittwoch, 25. Mai 2022.
Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung an der Kunsthalle Wien GmbH. entstehen, können leider nicht ersetzt werden.

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