Administrator*in

Das 2021 gegründete International Screen Institute ist ein in Wien ansässiges Weiterbildungsinstitut für Medien, Film und Fernsehen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: www.screeninstitute.eu

Die Rolle des Administrators / der Administratorin umfasst neben der Unterstützung des Managements und Vereinsvorstandes folgende Aufgaben:

Allgemeine Tätigkeiten am Institut:
Unterstützung im Bereich der Partnerschaften (u.a. Verwaltung von und Kommunikation mit neuen und bestehenden Partnern und Sponsoren)
Unterstützung im Bereich Kommunikation und Marketing, auch auf Film- und Fernsehmärkten und Festivals
Bearbeitung und Aussendung von Pressemitteilungen über Aktivitäten des Instituts.
div. Verwaltungsaufgaben (z.B. Erstellung von Tagesordnungen, Sitzungsprotokollen, Projektupdates für die interne und externe Berichterstattung)
Networking-Veranstaltungen (u.a. Vorbereitungsarbeiten wie Recherche von Veranstaltungsorten/Catering/Technik, Erstellung der Gästelisten und Gästebetreuung, Organisation von VIP-Transporten, Unterstützung bei der Eventdurchführung sowie den Nacharbeiten).
Unterstützung bei der Abwicklung von Förderungen

Kursbezogene Tätigkeiten:
Kursvorbereitung- und Marketing wie z.B. Erstellung von kursbezogenen Materialien inkl. kleinere Designarbeiten, Broschüren, Ankündigungen, Beiträge in sozialen Medien, Anmeldeformulare, Marketing-E-Mails, Website-Updates zu den Kursen, Anzeigen etc.
Kursdurchführung: u.a. Recherche und Buchung von Veranstaltungsorten, Buchung von Reisen & Unterkunft für die Referent:innen, Management vor Ort
Nachbereitung und Berichterstattung: Zusammenstellung und Versand von Feedback-Umfragen, Nachbereitungs-E-Mails, Verfassen und Veröffentlichung von diversen Materialien, News-Blog, usw.
Webinare: Allgemeine Planung und Unterstützung bei der Organisation von Webinaren, technische Einrichtung wie z.B. Zoom-Meetingräumen, Verwaltung von Breakout-Räumen usw.

Wesentliche Fähigkeiten und Qualitäten:
Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift (die Arbeitssprache am Institut ist Englisch, die Kurse werden in englischer Sprache abgehalten).
Erfahrung im Bereich Verwaltung, Veranstaltungsplanung- und Organisation (Konferenzen und Workshops), Reiselogistik oder Projektmanagement
Computerkenntnisse: MS Office, Photoshop/Affinity, Google Workspace, Mailchimp, Canva oder andere Grafikdesignprogramme.
Organisatorische Fähigkeiten
Selbstmotivierte:r Teamplayer:in mit Freude am eigenständigen Arbeiten
Selbstvertrauen, Flexibilität und freundliches Auftreten
Freude, in einem multikulturellen Arbeitsumfeld zu arbeiten
Interesse an der Arbeit in einem Start-up-Umfeld.

Während der Kurse und bestimmten Vorbereitungs- und -Nachbearbeitungsphasen ist eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten notwendig.

Was bieten wir?
Arbeitsplatz in Wien
Arbeiten an vielfältigen Themengebieten mit einem breiten Spektrum an Einblicken und Lernmöglichkeiten
Arbeiten in einer kreativen und internationalen Branche
Multikulturelles und engagiertes Team
Teilnahme an internationalen Filmfestivals und anderen Veranstaltungen

Wie bewerben Sie sich?
Bitte senden Sie einen Lebenslauf und ein Anschreiben in englischer Sprache an: michael@screeninstitute.eu

DETAILS:
– Vertrag: 6-Monats-Vertrag, mit möglicher Option auf Verlängerung. Vollzeit/40h pro Woche
– Starttermin: Ab sofort, spätestens 01.09.22
– Gehalt: € 2.200- brutto/Monat, Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.

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